イキナヒトのブログ

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できる人になる!仕事の進め方4つのコツを紹介

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できる人は仕事の進め方が上手です。仕事の進め方が上手ということは、生産性の高い市場価値の高いビジネスマンになります。

 

今回お話をする「仕事の進め方」は、1日や1週間などの短期的な話です。

 

中長期の目標などに関しての記事はコチラ。

中長期目標を立てないと将来仕事がなくなる? 

年始に目標は立てるな 

 

 

1.緊急度と重要度で分ける

 

仕事の進め方1つ目のポイントは、1週間程度の時間軸で、「やるべきこと(to DO)」を以下のように緊急度と重要度のマトリクスに落とし込みましょう。

 

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上記の画像で最も重要な部分は、Dの「重要性は高いが緊急性は低い」という部分です。

 

なぜなら、Dの仕事が長期的に見て自分の成長や、仕事の業績につながっているからです。

 

しかし、緊急ではないの、どうしても後回しにする人が多いです。

 

 

2.「1日」に落とし込む

 

仕事の進め方2つ目のポイントは、1日単位で仕事の進め方を考えることです。1日単位での仕事の進め方は、以下がポイントになります。

 

・無理のない仕事量

・A,B,Cの順番で仕事を進める

・帰宅時間の1時間前に終わるように立てる

 

 

2-1無理のない仕事量

 

「『1日』に落とし込む」1つ目のポイントは、「無理のない仕事量」でスケジューリングするということです。

 

仕事の進め方として重要なのは「無理はしない」ということです。仮に、120%努力しないと達成できない仕事を立てると、現実的に毎日達成するのは難しいです。

 

そのため、「仕事達成ならず→TO DOが次の日に持ち越し→また達成できない→仕事をスケジューリングしなくなる」という悪循環になります。

 

そのため、無理しすぎない努力で達成できるという仕事の進め方がベストです。

 

 

2-2A,B,Cの順番で仕事を進める

 

「『1日』に落とし込む」2つ目のポイントは、「A,B,Cの順番で仕事を進める」ということです。

 

さきほど、「Dが重要」と言いましたが、一旦Dは無視しましょう。A,B,Cの順番で1日の時間軸で落としていきましょう。

 

たとえば、

~10:00 A社への提案資料作成(A)

~11:00 パンフレットづくり(B)

~13:30 プレゼン準備(A)

 

のようなイメージです。

 

 

・帰宅時間の1時間前に終わるようなスケジューリング

 

「『1日』に落とし込む」3つ目のポイントは、「帰宅時間の1時間前に終わるようにスケジューリングする」ということです。

 

先ほど言ったように、仕事の進め方は「無理のなく」「A,B,Cの順番」でスケジューリングし、「Dは無視すること」が大切です。

 

帰宅時間の1時間前にA,B,Cを終わらせる理由は、「最後の1時間でDを行うため」です。

 

なぜ、Dを日中の予定にスケジューリングしないかというと、結局緊急性が低いので日中の仕事では身が入らないからです。

 

つまり、Dがいくら重要性が高いと言っても、緊急性が高いBの仕事などが気になって、じっくりDの仕事をできないのです。

 

逆に、緊急性も重要性も低いCを、なぜ日中にスケジューリングするかというと、Cも結局いつかはやらなくてはいけないので、パッパと終わらせることでTO DOを減らせるからです。

 

また、ほかの方法としては逆に「出社時間を1時間早めてDをやる」という方法もあります。

 

朝型の人はこちらの方がおススメです。(ちなみにわたしは朝型なのでコチラを良くやります。)

 

 

3.仕事が終わったら止める

 

仕事の進め方3つ目のポイントは、「仕事が終わったら止める」という習慣をつけましょう。

 

気分が乗っているときは「明日の分もやろう」などと思いがちです。

 

もし、気分が乗ってまだまだやれるときは、Dの時間を長くしてください。A,B,Cに手を付けてはいけません。

 

なぜ、「仕事が終わったら止める」のが重要かというと、モチベーションの浮き沈みを作らないためです。

 

毎日、できるだけ一定のモチベーションで淡々と仕事を達成するのがベストです。

 

仕事の進め方を守らずに仕事をやりすぎると、「昨日たくさんやったから今日は少しサボろう」のような日が出てきます。

 

このような日が出てくると、結局モチベーションが上下しやすくなり、仕事の進め方が崩れがちです。

 

ただ、Dの仕事だけは長期的なスパンでの仕事なので、毎日何時間やっても問題ありません。

 

4.見える化する

 

仕事の進め方4つ目のポイントは、仕事を「見える化」しましょう。

 

見える化するのは、以下2つです。

 

1.

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2.

~10:00  A社への提案資料作成(A)

~11:00 パンフレットづくり(B)

~13:30 プレゼン準備(A)

 

つまり、マトリクスと1日のスケジュールを見える化するということです。

 

見える化する方法は何でも良いです。わたしはアウトルックの予定表や手帳をつかって見える化することもあります。

 

サラリーマンのころは、小さいホワイトボードを買ってデスクの上に置いていました。いつでも目に入るので中々便利だった記憶があります。

今では、ホワイトボードシートを目の前に貼っているので、そこに書き込んでいます。

これらをぜひ実践してみてください。